Einverständniserklärung für Interviews: was hinein muss – mit kostenloser Vorlage

Wer für eine Abschlussarbeit oder ein Forschungsprojekt Interviews führt, nimmt sie in aller Regel auf. Damit verarbeiten Sie personenbezogene Daten – Stimme, Aussagen, oft auch Angaben zu Beruf, Wohnort oder Gesundheit. Rechtsgrundlage ist meist eine Einwilligung der befragten Person. Dieser Ratgeber zeigt, was in die Einverständniserklärung gehört, und bietet eine Vorlage für Word, die Sie an Ihr Projekt anpassen.

Warum eine schriftliche Einverständniserklärung?

• Aufnahme: Ein nicht öffentlich gesprochenes Wort ohne Einverständnis aufzunehmen ist strafbar (§ 201 StGB).
• Datenschutz: Eine Einwilligung ist nach der DSGVO eine freiwillige, für den bestimmten Fall, informiert und unmissverständlich abgegebene Erklärung (Art. 4 Nr. 11 DSGVO). Sie müssen nachweisen können, dass sie vorliegt (Art. 7 Abs. 1) – deshalb schriftlich.
• Besondere Daten: Geht es im Interview um Gesundheit, Religion, politische Meinungen, sexuelle Orientierung oder andere besondere Kategorien, braucht es eine ausdrückliche Einwilligung, die genau das umfasst (Art. 9 DSGVO).
• Forschungsethik: Unabhängig vom Recht gehört es zur guten wissenschaftlichen Praxis, Teilnehmende offen über Zweck und Umgang mit ihren Daten zu informieren.

Im Alltag heißt das Dokument meist „Einverständniserklärung“, in der DSGVO „Einwilligung“. Gemeint ist dasselbe.

Was muss in die Einverständniserklärung?

Die befragte Person muss wissen, worauf sie sich einlässt. Die Informationspflichten der DSGVO (Art. 13) und die üblichen Hochschulmuster ergeben diese Punkte:

1. Projekt und Verantwortliche: Titel und Zweck der Arbeit, wer das Interview führt, Hochschule und Betreuung, Kontaktdaten – und gegebenenfalls die oder der Datenschutzbeauftragte der Hochschule.
2. Ablauf: ungefähre Dauer, Art der Aufnahme (Audio oder Video), wörtliche Transkription, Auswertung.
3. Anonymisierung: Namen, Orte, Arbeitgeber und andere Angaben, die auf die Person schließen lassen, werden im Transkript ersetzt; zitiert wird nur anonymisiert.
4. Zugriff und Weitergabe: wer die Aufnahme und das Transkript sieht – etwa Betreuung, Prüfende, eine Transkriptionskraft oder ein Transkriptionsdienst.
5. Speicherung und Löschung: wo die Daten liegen und wann sie gelöscht werden – die Aufnahme oft nach der Transkription, Kontaktdaten nach Projektende, das anonymisierte Transkript nach Abschluss der Prüfung oder nach einer festen Frist.
6. Freiwilligkeit und Widerruf: Die Teilnahme ist freiwillig, Fragen dürfen unbeantwortet bleiben, das Interview kann jederzeit abgebrochen werden. Die Einwilligung lässt sich jederzeit für die Zukunft widerrufen, ohne Nachteile; was bis dahin geschehen ist, bleibt rechtmäßig (Art. 7 Abs. 3).
7. Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.
8. Einzelne Zustimmungen: getrennt ankreuzbar, etwa Aufnahme, Auswertung, Zitate in der Arbeit und eine spätere Nachnutzung.
9. Unterschriften: Ort, Datum, Unterschrift der befragten und der interviewenden Person.

Kostenlose Vorlage für Word

Die Vorlage enthält alle Punkte oben, mit grauen Platzhaltern für Ihre Angaben und Kästchen für die einzelnen Zustimmungen. Passen Sie sie an Ihr Projekt an: Streichen Sie, was nicht zutrifft, und ergänzen Sie, was Ihre Hochschule verlangt. Drucken Sie sie zweimal aus – ein Exemplar behält die befragte Person.

Externe Transkription: Was Sie vorher klären müssen

Lassen Sie Interviews von einer Schreibkraft, einem Transkriptionsbüro oder einer Software zur automatischen Spracherkennung verschriftlichen, geben Sie die Daten an Dritte weiter. Dresing und Pehl weisen darauf hin, dass mit einem solchen Dienstleister ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV, Art. 28 DSGVO) geschlossen werden muss – und dass die Weitergabe schon in der Einverständniserklärung stehen muss. Klären Sie das also vor dem ersten Interview, und nennen Sie den Dienst in der Erklärung. Helfen Freunde oder Familie beim Abtippen, sollten Sie diese schriftlich auf Vertraulichkeit verpflichten.

Tipps für die Praxis

• Vorher erklären, nicht nur unterschreiben lassen: Gehen Sie die Punkte kurz mündlich durch und beantworten Sie Fragen.
• Einwilligung auch aufnehmen: Bitten Sie zu Beginn der Aufnahme noch einmal um die Zustimmung. So ist sie auch in der Aufnahme dokumentiert.
• Kontaktdaten getrennt aufbewahren: Name und E-Mail gehören nicht in die Datei mit dem Transkript, sondern in eine getrennte Liste mit Kürzeln wie B1, B2.
• Grenzen des Widerrufs ehrlich nennen: Ist ein Transkript vollständig anonymisiert, lässt es sich keiner Person mehr zuordnen – und damit auch nicht mehr gezielt löschen. Sagen Sie, bis wann ein Widerruf praktisch umsetzbar ist, etwa bis zur Anonymisierung oder bis zur Abgabe der Arbeit.
• Minderjährige: Bei Kindern und Jugendlichen unterschreiben in der Regel zusätzlich die Erziehungsberechtigten; Dresing und Pehl empfehlen das für Teilnehmende unter 16 Jahren. Fragen Sie Ihre Hochschule nach den Vorgaben.
• Sicher speichern: Aufnahmen und Transkripte gehören auf einen verschlüsselten oder passwortgeschützten Speicher in der EU, etwa das Netzlaufwerk der Hochschule – nicht unverschlüsselt in E-Mail-Anhänge.

Wie Sie die Interviews danach verschriftlichen und anonymisieren, erklärt unser Ratgeber Transkriptionsregeln für Interviews – mit einem Beispiel-Transkript zum Download.